规章制度

遵义医学院会议管理规定(试行)

作者:遵义医学院会议管理规定(试行)     发布日期:2009-6-26 11:30:00    来源:学院党委办公室、校长办公室         访问次数:1836

 

    为规范会议管理,提高行政效能,保证会议质量,根据高效精简节约的原则,结合我校实际,特制定本规定。

    第一条  本办法适用于以学校党委办公室或者校长办公室(以下简称学校办公室)通知的,以学校名义召开的全校性会议;以及由部门召集,且邀请相关校领导并涉及多个院(部系)、处等部门负责人参加的各类会议。

    第二条  学校办公室是学校的会议管理机构,统筹全校性会议及由部门召集需多个院(部系)、处等部门负责人参加的各类会议的审批和安排。

    第三条  会议召开原则

   (一)高效。凡召开的会议应具备必要性,注重实效,主题鲜明,准备充分。

   (二)精简。要尽量利用现代通讯和传播工具部署工作,严格控制会议数量、会期和参会人数,能合并召开的会议要尽可能统筹合并。

   (三)节约。会议要厉行节约,严禁铺张浪费。凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定执行,会议所需经费由召集部门自行解决。

    第四条  议题的征集与审批

   (一)党委会、校长办公会:党委会和校长办公会均以单双周交替召开的形式,隔周召开一次。需提交党委会或校长办公会讨论的议题,于开会前一周的周四下午前将相关背景资料以书面形式送分管领导批阅后交学校办公室。学校办公室及时将征集的相关议题分类整理后,提交党政主要负责人审定,统筹安排会议时间。

   (二)常规会议(如党委会、校长办公会等)要求负责汇报的部门责任人汇报时间510分钟,且一律要求以PPT形式进行汇报。凡由部门召集,涉及多个院(部系)、处等部门负责人参加的各类会议,均须提前从学校网站上下载并填写《遵义医学院会议申请表》,经分管校领导认可后,于每周四下班前报学校办公室,列入下一周学校会议计划,由办公室统筹安排开会时间和地点。学校办公室应于每周五中午1 2时前做好下周的会议安排,并在学校办公室网站上公布,相关人员应及时查看并按时参会。

   (三)会议安排一经确定,不得随意变更。如遇特殊情况需改期、改址、改内容时,召集部门应提前以书面形式报学校办公室,以便及时调整会议计划。凡未提前申请的临时召开的全校性会议,经主管校领导同意,报学校办公室审核后,由主办部门自行通知并组织安排。

   (四)各部门自行安排的会议如与学校每周会议安排表所列会议发生冲突的,应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则,作出调整。

   (五)我校承接上级机关或社会团体委托承办的会议,须事先以书面形式经校领导批准,并报学校办公室审核后,方可进行筹备。会前的准备工作,由承办部门具体负责,学校办公室负责协调相关事宜。

    第五条  会务工作:包括会前筹备、会议资料的准备、会议室布置、签到、记录、草拟会议纪要、新闻报道及安全保卫等工作。

   (一)大型会议的会务工作由学校会议筹备领导小组负责。会议筹备领导小组组长一般由校领导担任;领导小组下设机构一般有秘书组、会务组、财务组、联络组、新闻组、保卫组、后勤组等。

   (二)学校召开的常规性会议(如党委会、校长办公会等),由学校办公室负责会务工作。

   (三)由部门召集,涉及多个院(部系)、处等部门负责人参加的各类会议,由召集部门负责具体会务工作。

    第六条  会议纪律             

   (一)严格会议请假制度。参会人员须按会议通知时间提前10分钟到达会场,无特殊情况不得迟到、早退或缺席,有事不能参加会议应提前向会议组织者请假,并在获得准许的情况下,安排其他人员出席、列席。如有特殊情况需在会议期间退场的,需经会议组织者批准方可离开。没有履行签到手续又没有说明原因的,按缺席会议对待。

   (二)严格遵守会场纪律。参会人员要自觉维护会场秩序,不得随意离开会场、来回走动、交头接耳、高声接听和拨打手机等,不得从事其他与会议无关的事情。进入会场要自觉将手机关闭或调整到振动、静音状态。

   (三)会议须限时,无特殊情况应按时结束。发言应遵守时限,紧扣主题,简明扼要,严禁偏离主题,延误会议进程。

   (四)当会议内容有保密事项时,与会者必须严格遵守保密纪律。

   (五)原则上,参会人员要着正装。

    第七条  会议督察

   (一)建立会风监督通报制度。会议结束后,召集部门应及时将《遵义医学院会议纪律执行情况反馈表》(包括会议出勤、请假制度履行情况及会风会纪情况)报学校办公室,学校办公室将定期在全校范围内通报。各部门领导要重视会议纪律的执行,率先垂范,促进良好会风的形成。

   (二)会议精神的落实。会议召集部门要将会议精神准确传达到责任部门和责任人,与会人员负有向本部门全面及时传达并督促贯彻落实会议精神的责任,如因未传达、贯彻会议精神造成工作失误,将按照学校相关规定给予严肃处理。

    第八条  会议室管理

   (一)列入每周会议计划的会议优先使用会议室,各部门如需使用一般需提前2天到学校办公室申请预约。

   (二)会议召集部门应安排人员提前20分钟到学校办公室领取会议室钥匙等相关物品,在使用期间要保证会议室的清洁卫生,爱护并精心使用会议室的家具、电器等物品,如有丢失、损坏需及时报学校办公室协商解决。

   (三)会议结束后,召集部门要及时拆除各种会议会标,关好会议室的门窗水电等,并随即到学校办公室办理交接手续。严禁任何人将会议室钥匙带走隔夜归还,以免贻误会议室的正常使用。

    第九条  本办法由学校办公室负责解释,自发布之日起开始施行。

 

                                        

注:请到“下载中心”下载

      1.遵义医学院会议申报表

      2.遵义医学院会议纪律执行情况反馈表

 

 

 

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